Recruitment Sprint Planning

Blogopmaak

Peer Goudsmit • aug. 22, 2019

Hoe vaak wordt de vraag wel niet aan een recruiter gesteld: hoeveel vacatures kan je tegelijk aan en hoeveel vacatures denk je in het komende jaar in te vullen? Als je veel met IT mensen werkt, komt je vaak in een omgeving waar men scrum gebruikt. En zo is de recruitment sprint planning ontstaan. Dit is een vrije interpretatie en doe er vooral mee zoals je dat zelf wil. Ik zal proberen te duiden hoe ik het toepas. [English version below ⬇]

Situatie:

Er zijn een aantal managers met ieder een aantal vacatures.
Er zijn 1 of meerdere recruiters die werken aan deze vacatures.
Openstaande vacatures zijn de backlog van de recruitment afdeling.
Vacaturehouders beseffen dat er meer vacatures zijn dan de recruiters de komende weken in kunnen vullen.
De vacaturehouders willen weten waar ze aan toe zijn en de recruiters willen verwachtingen managen!!!

De recruiters hebben als het goed is inzicht in de complexiteit van het werven voor de vacatures en kunnen daarom een indicatie geven van hoe moeilijk het is om voor een bepaalde vacature een goede kandidaat te vinden en binnen te halen. Nu kan elke recruiter een bepaalde workload aan. Stel nu dat elke recruiter 100 punten per maand heeft te 'spenderen'. Let op niet praten in uren .... alleen over punten!!!! Een nieuwe recruiter kan krijgt een lagere workload en heeft dus minder punten te vergeven. Een meer ervaren recruiter mogelijk meer punten.

Afspraken:

de gemiddelde recruiter heeft 100 punten aan workload per maand
de recruiter bepaalt op basis van zijn/haar ervaring hoeveel punten een vacature krijgt. Voorbeeld van punten: 30 punten voor een XX developer ; 20 punten voor een scrummaster; 40 voor een tester, et cetera. Dit zal de eerste keer een "educated guess" zijn, en door deze sprintplanning vaker te doen, zullen de punten steeds realistischer worden.
Ga eerst een keer met de recruiters samen zitten om te oefenen en discussiëren hoeveel punten een bepaalde vacature heeft.
Indien er 2 recruiters zijn, betekent dat er die maand 200 punten te beschikbaar zijn.

De sessie:

Nodig alle vacaturehouders en recruiters uit voor een planningssessie
Verzoek de managers om hun vacature(s) op een post-it te schrijven
Zet in midden een verticale lijn op het bord.
Vraag de managers om deze post-its met de vacature aan de linkerkant op whiteboard te plakken.
Plak (verplaats) de meer urgente vacatures hoger dan de minder urgente vacatures.
Laat de vacaturehouders onderling discussiëren welke het meest belangrijk zijn voor de organisatie.
Indien gewenst nodig je de CTO ook uit voor de sessie, zodat die eventueel mede kan bepalen wat urgenter is
De recruitment lead speelt de rol van scrummaster. Of vraag een scrummaster uit de organisatie om mee te helpen in deze exercitie.
Het whiteboard vult zich nu met alle vacatures. Laat de discussie over de relevantie van de vacature bij de vacaturehouders.
Als alle post-its op het bord zitten, schrijft de scrummaster bij de vacatures het aantal punten dat de recruiter aan die vacature heeft gegeven.
Zet nu aan rechterkant van het bord een horizontale streep.
Hang nu de 'belangrijkste' vacatures aan de rechterkant boven de horizontale streep van het bord tot er het maximaal aantal punten van 200 is bereikt. Plak de rest er onder met ook daar de belangrijkste hoger dan de minder belangrijke.
De komende periode zullen de recruiters alleen met de vacatures boven de streep bezig zijn. De andere staan wel 'open', maar krijgen geen extra aandacht.
Maak een foto van het bord en deel dit met alle stakeholders, dan weet iedereen wat er speelt en welke vacatures prio hebben en in behandeling zijn

Vervolgens:

Als je deze planning elke maand doet hebben alle betrokkenen een uitstekend beeld van wat er gebeurt.
Als er (te) veel vacatures onder de streep staan, kan het een reden zijn om extra recruiters in te zetten.
Proces verbeteringen zullen positief effect hebben en daarom zullen er mogelijk minder workload punten aan vacatures worden toebedeeld.
Als er nieuwe vacatures komen, dan worden die pas de volgende sprint meegenomen. Ingevulde vacatures verdwijnen.
Tussentijdse wijzigingen kunnen alleen worden gedaan door een nieuwe planningssessie te beleggen.
Bij elke planningssessie kunnen recruiters steeds beter aangeven hoeveel punten er bij een vacature horen en wordt de prognoses steeds accurater. Als recruiter weet je dat er vele variabelen zijn die invloed hebben op het werven en het proces, daarom kunnen de (workload) punten voor vacatures zowel hoger als lager worden.
Heb je meer vacatures voor één functie, dan zal het aantal punten vanzelf lager worden door sourcings efficiency.

Tot zover. Succes en mocht je vragen hebben, dan weet je me nu te vinden.

English version

So often managers ask a recruiter: how many vacancies can you handle at the same time and how many vacancies do you expect to fill in the coming year? If you work a lot in tech, you often end up in an environment where people are used to work with scrum. And that's how Recruitment Sprint Planning came up. This is a free interpretation and especially do it the way you want. I will try to explain how I apply it.

Situation:

There are a number of hiring managers, each with a number of vacancies.
There are 1 or more recruiters working on these vacancies.
Open vacancies are considered the backlog for the recruitment department.
Hiring Managers realize that there are more vacancies than recruiters can fill in the coming weeks.
The hiring managers would like to know where they stand and the recruiters would like to manage expectations !!!

The recruiters should have insight into the complexity of recruiting for their vacancies and can therefore give an indication of how difficult it is to find and recruit a good candidate for a particular vacancy. Now every recruiter can handle a certain workload. Suppose that every recruiter has to spend 100 points per month. Please note; do not to talk in hours .... we use points only!!!! A new recruiter can get a lower workload and therefore has fewer points to forgive. A more experienced recruiter may have more points.

Starting:

the average recruiter has 100 workload points per month (a usual sprint is 2 weeks, but for recruiting a months works better)
the recruiter determines how many points a vacancy will have based on his/her experience. Example of points: 30 points for an UX developer; 20 points for a scrummaster; 40 for a backend engineer, et cetera. In the beginning this will be an "educated guess" and by doing this sprint planning more often, the points will become increasingly realistic.
First sit down with the recruiters to practice and discuss how many points a particular vacancy will get.
If there are 2 recruiters, that means that there will be 200 points are available that month.

The Recruitment Sprint Planning session:

Invite all hiring managers (of the department) and recruiters for a planning session
Request the hiring managers to write each of their vacancy(s) on a post-it
Place a vertical line on the board in the middle.
Ask the managers to paste these post-its on the left side of the whiteboard.
Paste ( or move) the more important/urgent vacancies higher than the less urgent vacancies.
Let the hiring managers discuss among themselves which are the most important for the organization.
If desired, you also invite the "CXO" for the session, so that it can help determine what is more urgent/important to the business.
The recruitment lead could play the role of scrummaster. Or ask a scrummaster from the organization to help with this planning session.
The whiteboard now fills with all vacancies. Please remember. Recruiters should stay out of the discussion, leave the discussion about the relevance of the vacancy with the hiring managers.
When all post-its are on the board, the scrummaster writes down for vacancies the number of points that the recruiter has given to each type of vacancy.
Put a horizontal line on the right side of the board.
Now hang the 'most important' vacancies on the right above the horizontal line of the board until the maximum number of points of 200 is reached. Paste the rest underneath with the most important ones higher than the less important ones.
In the coming period the recruiters will only be pro-actively busy with the vacancies above the line. The others are 'open', but do not receive extra attention.
Take a picture of the board and share it with all stakeholders, so that everyone knows what is going on and which vacancies have priority and are being processed

And:

If you do this planning session every month, everyone involved has an excellent picture of what is happening.
If there are (too) many vacancies under the line, it may be a reason to use extra recruiters. This is the start of your business case
Process improvements will have a positive effect and therefore fewer workload points may be allocated to vacancies.
When new vacancies arrive, they will not be included until the next sprint. Filled vacancies will be removed/disappear.
Unscheduled changes can only be made by organizing a new planning session.
During every planning session, recruiters will be able to improve their estimation better and better on how many points are associated with a certain vacancy and the forecasts will become increasingly more accurate. As a recruiter you know that there are many variables that influence recruitment and its process, therefore the (workload) points for vacancies can become both higher and lower.
If you have more vacancies for one position, sourcing efficiency will automatically reduce the number of points for that vacancy.

Good luck and if you have any questions, you know where to find me now.

#recruiting #recruitment #sprint #scrum #agile #planning

< Ouder bericht Nieuwer bericht >